소규모 사업장 경영관리 시스템, AI로 직접 구축한 후기

5인 미만 제조업 사업장을 운영하다 보면 경영관리라는 게 따로 없는 경우가 많습니다. 매출은 어딘가에 기록되어 있고, 매입 세금계산서는 서랍 어딘가에 있고, 현금이 얼마나 들어오고 나가는지는 사장 머릿속에만 있습니다. 솔직하게 말하면, 통장 잔액이 유일한 경영 지표였어요.

그러다 어느 날 이런 생각이 들었습니다. "미수금이 얼마인지 지금 바로 말할 수 있나?" 대답을 못 했습니다. 그게 시작이었습니다.

Claude Cowork, Code와 작업해보니

코딩은 전혀 모릅니다. 그래서 Claude Cowork와 Code를 활용해 우리 사업 방식을 말로 설명하는 방법을 택했습니다.

"거래처마다 결제조건이 달라. 어떤 데는 말일마감 익월 15일, 어떤 데는 발행 후 30일." 이런 식으로 하나씩 설명하면 그에 맞는 구조를 제안해줬습니다. 실제로 써보니 감탄사가 절로 나오는 순간이 꽤 많았습니다. 코딩을 전혀 모르는데 이 정도 시스템이 만들어진다는 게 솔직히 놀라웠어요.

그렇다고 항상 좋기만 한 건 아닙니다. 가끔은 뭔가 자꾸 빙빙 도는 느낌이 들기도 하고, 잘 알아듣는 것 같으면서 말이 안 되는 방향으로 흘러가기도 합니다. Code로 한 번에 처리할 수 있는 걸 굳이 제가 직접 찾아서 하라고 시키는 경우도 있었어요. 어느 정도 경험이 쌓이고 나니 그런 비효율이 보이기 시작했고, 그럴 때는 제가 더 효율적인 방향을 제시하면 천연덕스럽게 "그게 좋겠네요"라고 맞장구를 쳐줍니다. 웃기기도 하고, 또 그게 나름 재미있기도 합니다.

핵심 도구는 세 가지인데 모두 무료입니다. Google Apps Script는 Sheets 자동화와 API 역할을 맡고, Python 스크립트는 은행과 홈택스 엑셀을 자동 변환합니다. HTML 대시보드는 Sheets 데이터를 시각화해서 크롬으로 바로 띄워 볼 수 있게 했습니다.

대략 이런 구조입니다

아직 완성된 시스템은 아닙니다. 맞춤형 자동화를 구성하는 중이고, 지금 단계에서는 "대략 이런 방향으로 만들어지고 있다"는 걸 먼저 공유하는 게 이 글의 목적입니다.

현재까지 만들어진 건 Google Sheets 기반 시트 6개와 자동화 파이프라인 3개입니다.

시트	역할
거래처 마스터	결제조건·담당자·공장별 관리
매출 원장	세금계산서 기준, 예정입금일 자동계산
매입 원장	원자재·외주가공비·운영경비 자동분류
거래명세서 원장	세금계산서 연결 여부 추적
입출금 원장	급여·카드·임대료 구분
현금흐름표	위 시트들 자동 집계

자동화 파이프라인은 세 가지입니다. 첫째, 홈택스 세금계산서 엑셀을 매출·매입원장으로 자동 입력합니다. 둘째, 은행 4개 계좌의 거래내역을 입출금원장으로 자동 입력합니다. 셋째, 거래명세서 사진을 OCR로 텍스트 추출 후 자동 입력합니다. OCR 부분은 API 토큰을 별도로 사용하는데, 5달러 내외로 거래명세서 300장 이상을 처리할 수 있습니다.

말로 설명하는 것보다 화면을 보는 게 빠를 것 같아서 대시보드 화면을 첨부합니다. 

5월달 데이터 입력이 안된 상태입니다. 수치는 신경쓰지 마시고 전체적인 구조가 이렇구나 정도로 봐주시면 감사하겠습니다.

실제로 써보니, 솔직하게

홈택스에서 세금계산서 엑셀을 받아 폴더에 넣으면 원장에 알아서 들어갑니다. 분류 규칙 파일을 한 번 만들어두면 한국전력은 고정관리비, 외주업체는 외주가공비로 자동 분류됩니다. 규칙에 없는 거래처는 노란색으로 표시되니 확인만 하면 됩니다. 미수금은 거래처별로 D-day로 보여주고, 연체되면 빨간색으로 표시됩니다.

홈택스 로그인과 은행 거래내역 다운로드는 직접 해야 하지만, 그 이후로는 거의 건드릴 게 없습니다.

물론 시행착오도 있었습니다. 처음에 분류 규칙을 단순하게 만들었더니 같은 거래처인데 입금 거래처명이 조금씩 달라 자동분류가 안 됐어요. 결국 패턴을 하나씩 정리하는 데 하루를 썼습니다. 그 작업만 끝내면 이후엔 문제가 없습니다.

비용은

Claude Max 요금제 하나입니다. Google Sheets, Apps Script, Python 모두 무료입니다. OCR 기능에만 API 토큰이 별도로 필요한데, 5달러 정도면 거래명세서 300장 이상을 처리할 수 있어서 월 비용으로 보면 크게 부담스러운 금액은 아닙니다.

이 정도 사용량이라면 Pro 요금제로도 충분할 수 있습니다. 저의 경우는 사용량 압박을 받으면서 작업하는 게 스트레스여서 넉넉한 요금제를 선택했습니다. 본인 사용 패턴에 맞게 고르시면 됩니다.

파일 몇 개와 스크립트 몇 개가 전부인데, 실제로는 꽤 잘 돌아갑니다.

이런 분께 추천합니다

• 매출보다 통장 잔액을 더 자주 보는 사장님
• 미수금이 얼마인지 대략은 알지만 정확히는 모르는 분
• 경영관리 프로그램 월정액이 부담스러운 분
• 코딩은 모르지만 말로 설명하는 건 잘 하는 분

아직 완성 단계는 아닙니다. 하지만 생각보다 잘 돌아가고 있어서, 지금 이 시점에 한번 공유해두고 싶었습니다. 통장 잔액 말고도 볼 숫자가 생겼습니다. 그것만으로도 달라진 게 있습니다.

앞으로도 쓸 만한 작업 내용이 있으면 공유하겠습니다.