AI에 절대 넣으면 안 되는 회사 정보, 안전하게 쓰는 법

저도 처음 AI를 쓸 때는 별생각 없이 회사 정보를 그대로 넣어본 적이 있습니다. 거래처 이름이나 단가처럼 평소 업무에서 쓰던 내용을 그대로 입력해놓고, 한참 뒤에 "어... 이거 좀 위험한 거 아니야?" 싶은 생각이 들더라고요.

별일 없이 지나갔지만, 그 뒤로는 AI에 뭘 넣을지 늘 한 번 더 생각하게 됐어요. 사실 AI 서비스가 우리가 입력한 내용을 어떻게 보관하고 처리하는지, 사용자가 정확히 확인하기는 어렵거든요. 그래서 처음부터 민감한 정보는 안 넣는 게 가장 깔끔한 방법이에요.

5인 미만 사업장 사장님들은 AI가 정말 큰 도움이 되잖아요. 직원이 적으니까 사장님이 직접 처리해야 할 일이 많고, 시간도 빠듯하고요. 이 도구를 안전하게 쓰는 습관만 들이면, 작은 사업장 업무를 꾸준히 도와주는 보조 도구로 활용할 수 있습니다.

오늘은 AI를 쓸 때 절대 그대로 넣으면 안 되는 회사 정보랑, 안전하게 쓰는 방법을 정리해볼게요. 한 번 익혀두면 두고두고 도움이 되는 습관이에요.

그대로 넣어도 OK	반드시 가려야 함
일반적인 업무 양식	실제 거래처명·직원명·고객명
예시 숫자, 가상의 상황	실제 단가·원가·매출·급여
공개된 일반 정보	계좌번호·전화번호·주민번호
문장이나 양식 만들기	내부 회의록·계약 조건·사업계획서

1. 거래처 이름과 단가는 무조건 가리세요

제가 가장 많이 헷갈렸던 게 거래처 정보였어요. 'A기업에 3,200원에 납품하는데 B기업에는 3,600원에 납품하고 있어. 비교해줘' 이런 식으로 그대로 입력했거든요.

근데 잘 생각해보니까, 거래처마다 단가가 다른 건 우리 회사의 영업 전략이잖아요. 외부로 흘러가면 신뢰 문제로 이어질 수 있고요. 단가뿐만 아니라 마진, 원가, 결제 조건도 다 마찬가지예요. 한 번 빠져나간 정보는 다시 거둬들일 수 없으니까, 처음부터 가리는 습관을 들이는 게 좋아요.

이거 말고도 단가 인상 안내문 만들 때 '15% 인상' 같은 실제 비율을 그대로 넣었던 적도 있어요. 그것도 사실 회사 내부 결정이잖아요. 지금은 그냥 '100원에서 115원으로 오른다고 가정하고'처럼 가짜 숫자로 부탁해요. AI한테는 양식이랑 톤만 잘 잡아주면 충분하더라고요.

거래처 A, 거래처 B의 납품 조건을 비교하려고 해. 단가가 100원과 120원이라고 가정하고 비교 안내문 작성해줘.

2. 직원·고객 개인정보는 반드시 빈칸으로

두 번째는 직원이랑 고객의 개인정보예요. 작은 사업장도 생각보다 개인정보가 많이 오가더라고요. 직원 이름과 급여, 계좌번호, 고객 주소, 거래처 담당자 연락처 같은 거요.

저도 한번은 직원 급여 안내 문자를 만들려고 이름이랑 계좌번호를 다 넣어봤는데, 그렇게 안 해도 충분하더라고요. AI한테는 양식만 만들어달라고 하고, 실제 정보는 사장님이 마지막에 직접 채우는 게 가장 안전해요.

사업계획서, 회의록, 미수금 내역, 계약서 같은 내부자료도 똑같아요. 특히 회의록은 신경 써야 해요. 회사 내부 결정 과정이랑 누가 어떤 의견을 냈는지가 다 들어 있잖아요. 'A회사', '담당자 B'처럼 이름만 바꿔서 넣어도 정리본 품질은 그대로예요.

급여 지급 안내 문자를 만들어줘. 이름·금액·계좌번호 자리는 [이름], [금액], [계좌번호]로 빈칸 처리해줘.

3. 안전하게 쓰는 3가지 원칙

앞의 두 가지를 지키려면 어떻게 해야 할까요? 저는 이 3가지로 단순하게 정리해서 쓰고 있어요. 머릿속에 박아두면 자연스럽게 손이 따라가요.

• 첫째, 실제 이름은 가린다. 거래처는 A업체, 직원은 B직원, 고객은 C고객으로 바꿔서 입력해요. 헷갈릴 것 같으면 메모장에 'A=○○상사'처럼 매칭표를 따로 적어두면 편해요.
• 둘째, 숫자는 예시로 바꾼다. 실제 단가·급여·매출 대신 100원·120원 같은 예시 숫자를 써요. AI는 숫자의 흐름과 비율만 잡으면 되거든요.
• 셋째, AI 답은 반드시 다시 본다. 특히 날짜·법률·세금·계약 조건은 사장님이 무조건 한 번 더 확인해요. AI가 그럴듯하게 답해도 사실과 다를 수 있어요.

4. AI 서비스 설정에서 학습 옵션 끄기

ChatGPT, Claude, Gemini 같은 AI 서비스에는 대화 기록이나 모델 개선 사용 여부를 조정하는 설정이 있는 경우가 많습니다. 서비스마다 메뉴 이름은 다르지만, 보통 설정 메뉴의 '데이터', '개인정보', '활동 기록', '모델 개선' 같은 항목에서 확인할 수 있어요.

다만 이 설정을 꺼두었다고 해서 민감한 정보를 넣어도 된다는 뜻은 아닙니다. 가장 중요한 원칙은 여전히 거래처명, 단가, 개인정보 같은 민감한 정보는 처음부터 가려서 입력하는 것이에요.

설정을 확인할 때는 메뉴에서 학습, 개선, 데이터, 개인정보, 활동 기록 같은 단어가 들어간 항목을 찾아보면 됩니다. 서비스마다 메뉴가 바뀔 수 있으니, 가끔 한 번씩 다시 확인해보는 것도 좋아요.

마무리: 한 가지만 바꿔보세요

오늘 기억할 핵심 3가지
① 실제 정보는 가린다
② 문장과 형식은 AI에게 맡긴다
③ 최종 확인은 사장님이 직접 한다

오늘부터 한 가지만 바꿔보세요. AI에게 거래처 이름을 물어볼 때 실제 이름 대신 'A업체'로 바꿔보는 거예요. 그것만으로도 충분합니다.