처음부터 어렵게 쓸 필요 없습니다.
오늘 바로 써먹을 수 있는 질문부터 시작하면 됩니다.
AI를 처음 켜면 다들 비슷한 생각을 합니다.
"뭘 물어봐야 하지?"
"어떻게 말해야 답을 잘 해주지?"
"우리 회사 일에도 쓸 수 있을까?"
AI가 좋다는 이야기는 많이 들리지만, 막상 화면을 켜놓고 보면 첫 질문부터 막히는 경우가 많습니다. 저도 처음에는 커서만 멍하니 보면서 "이걸 어디에 써야 하지?" 하고 고민했던 적이 있습니다.
사실 AI를 쓰는 방법은 생각보다 단순합니다. 어려운 명령어나 전문 용어를 몰라도 됩니다. 평소 직원에게 부탁하듯이 상황을 설명하고, 원하는 결과를 말하면 됩니다.
이번 글에서는 5인 미만 사업장 사장님이 처음 써보기 좋은 AI 질문 10가지를 정리해보겠습니다. 문서 작성, 거래처 응대, 엑셀 정리처럼 작은 사업장에서 자주 생기는 업무 위주로 골라봤습니다.
1. 문서 작성 질문
작은 사업장을 운영하다 보면 생각보다 문서 쓸 일이 많습니다. 견적서 안내 문구, 작업일지, 회의 메모, 직원 안내문까지 결국 사장님이 직접 챙기는 경우가 많습니다.
내용은 머릿속에 있는데 막상 글로 쓰려면 문장이 잘 안 나올 때가 있습니다. 그럴 때 AI에게 초안을 맡기면 시간을 꽤 줄일 수 있습니다.
질문 1. 견적서 안내 문구 작성하기
같은 제품을 A안, B안 두 가지 사양으로 견적을 보낼 거야.
어떤 차이가 있는지 거래처가 비교하기 쉽게 안내 문구를 작성해줘.질문 2. 작업일지 양식 만들기
하루 작업 일지에 쓸 간단한 양식을 만들어줘.
직원이 퇴근 전에 5분 안에 작성할 수 있는 정도로 짧게 부탁해.질문 3. 회의 메모 정리하기
아래 회의 메모를 보기 쉽게 정리해줘.
결정된 내용, 해야 할 일, 담당자, 마감일로 나눠서 정리해줘.
[여기에 회의 메모 붙여넣기]질문 4. 직원 안내문 작성하기
신규 직원에게 안내할 기본 근무 수칙을 작성해줘.
작은 제조업 사업장에서 사용할 수 있게 쉽고 부드러운 말투로 정리해줘.
안전, 출근 시간, 작업장 정리, 보고 방법을 포함해줘.
이런 문서는 한 번 잘 만들어두면 계속 고쳐가며 재사용할 수 있습니다. AI가 만든 초안을 그대로 쓰기보다, 우리 사업장 상황에 맞게 조금만 손보면 훨씬 자연스럽습니다.
2. 거래처 응대 질문
거래처 응대는 작은 사업장에서 특히 중요합니다. 납기 안내, 단가 협의, 클레임 답변처럼 말 한마디가 신뢰에 영향을 줄 수 있기 때문입니다.
바쁠 때는 문장 하나 쓰는 것도 부담이 됩니다. 너무 딱딱하면 거리감이 생기고, 너무 가볍게 쓰면 성의 없어 보일 수 있습니다. 이럴 때 AI에게 먼저 초안을 맡겨보면 좋습니다.
질문 5. 납기 지연 안내 문자 작성하기
납기 지연을 두 번째로 안내해야 하는 상황이야.
이전 약속을 또 못 지키게 됐는데, 신뢰를 회복하고 싶다는 느낌으로 정중하게 써줘.질문 6. 단가 협의 답변 작성하기
거래처에서 단가를 깎아달라고 요청해왔어.
지금 단가도 빠듯하다는 점을 정중하게 설명하면서 거절하는 답변을 써줘.질문 7. 클레임 답변 초안 만들기
거래처에서 제품 표면 스크래치 문제로 클레임이 들어왔어.
확인 후 조치하겠다는 답변을 정중하게 작성해줘.
책임을 무조건 인정하기보다는, 먼저 확인하고 빠르게 대응하겠다는 내용으로 써줘.
특히 클레임 답변은 감정적으로 쓰면 안 됩니다. AI에게 먼저 정리하게 하면 말투가 차분해지고, 확인할 내용과 조치 방향을 나누어 생각하기 쉬워집니다.
3. 엑셀 정리 질문
작은 사업장에서는 재고표, 납기표, 매출 정리, 거래처 목록처럼 엑셀로 관리하는 일이 많습니다. 엑셀을 잘 몰라도 AI에게 물어보면 표 구성이나 필요한 항목을 쉽게 정리할 수 있습니다.
질문 8. 재고 관리표 항목 만들기
소규모 사업장에서 사용할 재고 관리표 항목을 추천해줘.
품목명, 현재 수량, 최소 재고, 입고 예정일, 비고를 포함해서 표 형태로 정리해줘.질문 9. 매출 정리표 만들기
이번 달 매출 정리표를 만들고 싶어.
거래처별 매출, 입금 여부, 미수금까지 한눈에 보이게 정리해줘.질문 10. 엑셀 기능 쉽게 설명받기
특정 품목의 수량 합계를 구하고 싶어.
이걸 쉽게 할 수 있는 엑셀 기능이 무엇인지 초보자도 이해할 수 있게 예시로 설명해줘.
엑셀 기능은 이름만 들으면 어렵지만, 필요한 상황을 설명하면 AI가 어떤 기능을 쓰면 좋을지 쉽게 알려줍니다. 이렇게 하나씩 배워가면 엑셀 업무도 조금씩 편해집니다.
마무리: 처음에는 질문 하나면 충분합니다
AI를 처음부터 잘 쓰려고 욕심낼 필요는 없습니다. 중요한 건 많이 아는 것이 아니라, 오늘 내 업무에 한 번 써보는 것입니다.
처음에는 이런 질문 하나면 충분합니다.
거래처에 보낼 문자를 정중하게 써줘.
작업일지 양식을 만들어줘.
재고 관리표 항목을 추천해줘.
AI는 사장님 대신 회사를 운영해주는 도구가 아닙니다. 하지만 매일 반복되는 문서 작성, 거래처 응대, 엑셀 정리 업무를 줄여주는 도구는 될 수 있습니다.
오늘은 거창한 자동화보다, 가장 귀찮은 문장 하나를 AI에게 맡겨보세요. 작은 질문 하나가 사장님의 하루를 조금 더 가볍게 만들어줄 수 있습니다.