AI 질문 10가지, 사장님이 바로 따라할 수 있는 실전

AI를 처음 켜면 다들 비슷한 생각을 해요. "뭘 물어봐야 하지?", "어떻게 말해야 답을 잘 해주지?", "우리 회사 일에도 쓸 수 있을까?" 저도 처음엔 화면 켜놓고 커서만 멍하니 봤던 기억이 있어요. 좋다는 이야기는 많이 들리는데 막상 첫 질문부터 막히는 거죠.

그런데 막상 써보니 AI는 어려운 명령어를 몰라도 돼요. 평소 직원에게 부탁하듯이 상황을 설명하고 원하는 결과를 말하면 충분하더라고요. 오늘은 5인 미만 사업장에서 바로 써먹을 수 있는 질문 10가지를 골라봤습니다. 문서 작성, 거래처 응대, 엑셀 정리처럼 작은 사업장에서 자주 생기는 일 위주예요.

1. 문서 작성 질문 (4가지)

작은 사업장은 견적서 안내, 작업일지, 회의 메모, 직원 안내문까지 사장님이 직접 챙기는 일이 많습니다. 내용은 머릿속에 있는데, 막상 글로 쓰려면 문장이 잘 안 나올 때가 있죠.

저도 처음에는 견적서 문구나 직원 안내문을 매번 새로 쓰다 보니 시간이 꽤 걸렸습니다. 숫자나 조건은 이미 정해져 있는데, 거래처나 직원에게 어떻게 설명해야 자연스러울지 고민하다가 손이 멈출 때가 많더라고요. 이럴 때 AI에게 먼저 초안을 맡기면 빈 화면에서 혼자 고민하는 시간이 확 줄어듭니다.

Q1. 견적서 안내 문구 — 같은 제품의 A안·B안 두 사양 견적이야. 거래처가 차이를 비교하기 쉽게 안내 문구를 써줘.

Q2. 작업일지 양식 — 직원이 퇴근 전 5분 안에 작성할 수 있는 짧은 일일 작업일지 양식을 만들어줘.

Q3. 회의 메모 정리 — 아래 회의 메모를 결정사항·할 일·담당자·마감일로 나눠 정리해줘. [메모 붙여넣기]

Q4. 신규 직원 안내문 — 제조업 신입 직원에게 안전·출근시간·정리·보고 방법을 부드러운 말투로 안내해줘.

이런 문서는 한 번 잘 만들어두면 계속 고쳐가며 재사용할 수 있어요. 초안을 그대로 쓰기보단 우리 사업장 표현으로 살짝 다듬으면 훨씬 자연스러워요.

2. 거래처 응대 질문 (3가지)

거래처 응대는 말 한마디가 신뢰에 영향을 주잖아요. 특히 답장 하나를 보낼 때도 은근히 신경이 쓰입니다. 너무 딱딱하면 거리감이 생기고, 너무 가볍게 쓰면 성의가 없어 보일 수 있습니다.

이럴 때 AI에게 먼저 초안을 맡겨보면 생각보다 도움이 됩니다. 처음부터 문장을 혼자 고민하기보다, AI가 잡아준 초안을 보고 우리 거래처 상황에 맞게 다듬는 방식이 훨씬 편하더라고요.

Q5. 납기 지연 안내 — 두 번째 납기 지연 상황이야. 신뢰를 회복하고 싶다는 느낌으로 정중하게 문자를 써줘.

Q6. 단가 인하 거절 — 단가 인하 요청이 들어왔어. 지금 단가도 빠듯하다는 점을 정중히 설명하며 거절해줘.

Q7. 클레임 답변 초안 — 표면 스크래치 클레임이야. 책임을 즉시 인정하기보다 확인 후 빠르게 대응한다는 톤으로 써줘.

특히 클레임 답변은 감정적으로 쓰면 안 되잖아요. AI가 정리한 초안을 보면 말투가 차분해지고, 확인할 내용과 대응 방향을 나누어 생각하기도 쉬워져요.

3. 엑셀 정리 질문 (3가지)

재고표, 납기표, 매출 정리, 거래처 목록까지 작은 사업장도 엑셀로 관리하는 일이 꽤 많습니다. 엑셀은 잘 쓰면 정말 편한데, 막상 처음 표를 만들려고 하면 어떤 항목부터 넣어야 할지 막힐 때가 있어요.

저도 처음부터 깔끔한 표를 만들려고 하면 오히려 시간이 더 걸리더라고요. 이럴 때 AI에게 먼저 항목 구성을 잡아달라고 하면 시작이 훨씬 쉬워집니다.

Q8. 재고 관리표 항목 — 품목명·현재수량·최소재고·입고예정일·비고가 들어간 재고표를 표 형태로 정리해줘.

Q9. 매출 정리표 — 이번 달 거래처별 매출·입금 여부·미수금이 한눈에 보이는 정리표를 만들어줘.

Q10. 엑셀 기능 설명 — 특정 품목의 수량 합계를 구하고 싶어. 초보자도 알 수 있게 예시로 설명해줘.

엑셀 함수는 이름만 들으면 어렵지만, 필요한 상황을 설명하면 AI가 어떤 함수를 쓰면 좋을지 예시로 알려줘요. 이렇게 하나씩 배우면 엑셀 업무도 조금씩 편해지더라고요.

막연한 질문 vs 구체적인 질문

같은 부탁이라도 어떻게 말하느냐에 따라 답변이 정말 달라져요. AI는 "알아서 잘해줘"라는 말에는 약한 편입니다. 대신 원하는 상황과 형식을 알려주면 훨씬 쓸 만한 답을 줍니다.

막연한 질문	구체적인 질문
"문서 하나 써줘"	"두 사양 견적서 비교용 안내문을 거래처에게 보내게 써줘"
"클레임 답변 써줘"	"스크래치 클레임에 확인 후 대응한다는 톤으로 정중히 써줘"
"엑셀 알려줘"	"품목별 수량 합계 함수를 초보자용 예시로 설명해줘"

보너스: AI 답변을 더 잘 받는 3가지 작은 팁

• ① 상황을 알려주세요. "5인 미만 제조업 사업장이야"처럼 한 줄만 깔아도 답변 톤이 확 달라져요.
• ② 받고 싶은 형식을 말해주세요. 표·문자·이메일·짧은 안내문 등 형식을 지정하면 결과가 깔끔해져요.
• ③ 마음에 안 들면 다시 부탁하세요. "조금 더 정중하게", "더 짧게"처럼 한마디만 더해도 새로 써줍니다.

마무리: 작은 질문 하나가 시작입니다

오늘의 핵심 세 가지
① AI에게 부탁할 땐 상황·대상·톤·형식을 함께 알려주세요
② 첫 답변을 그대로 쓰지 말고 우리 사업장에 맞게 한 번 다듬으세요
③ 잘 만든 질문은 메모장에 저장해두고, 비슷한 업무가 생길 때마다 다시 활용하세요

오늘 가장 귀찮은 문장 하나, AI에게 맡겨보세요. 작은 질문 하나가 사장님의 하루를 한결 가볍게 만들어줄 거예요.