세무 마감 자동화, 같은 실수 반복 않으려 규칙으로 남긴 후기

저희 사업장은 한 달에 두 번 마감을 합니다. 장부를 정리하고, 나갈 돈을 보내고, 숫자가 맞는지 들여다보는 일이에요. 이 반복되는 일을 요즘은 AI에 상당 부분 맡기고 있는데, 솔직히 말하면 맡긴다고 매번 매끄럽게 끝나는 건 아닙니다.

이번 달 마감도 그랬어요. 여기저기서 크고 작게 삐끗했습니다. 그런데 이번엔 삐끗한 걸 대하는 방식을 조금 바꿨더니, 마감이라는 일 자체가 달라지기 시작했어요. 오늘은 그 이야기를 적어보려고 합니다.

AI에 맡겨도 마감은 매번 삐끗한다

이번 달에도 어긋난 지점이 몇 군데 있었어요. 자동으로 정리해둔 장부를 보니, 새로 넣은 자료가 있어야 할 자리가 아니라 엉뚱한 위치에 들어가 있었습니다. 늘 최신 것이 위로 오게 정리해왔는데, 이번 자료만 맨 아래에 붙어버린 거예요. 눈으로 한 번 훑지 않았으면 그대로 넘어갈 뻔했습니다.

매번 헷갈리는 항목도 또 나왔어요. 어떤 출금은 성격이 애매해서, 정리할 때마다 "이건 어디로 분류하지" 하고 손이 멈추곤 했거든요. 지난달에도 그랬고, 이번 달에도 똑같이 그 자리에서 멈췄습니다. 도구를 쓰는 환경이 바뀌어서 연결하는 방법을 다시 더듬어야 했던 것도 있었고요.

정리하면 AI에 맡겼다고 해서 실수가 사라지는 게 아니라, 실수가 나는 자리가 조금 옮겨질 뿐이더라고요. 그래서 마감 때 사람이 눈으로 확인하는 일은 여전히 남아 있습니다.

그때그때 고치고 끝냈더니 다음 달 또 똑같더라

예전엔 이런 걸 만나면 그 자리에서 고치고 넘어갔어요. 잘못 들어간 자료는 손으로 옮기고, 애매한 항목은 그때의 판단으로 분류하고, 연결이 안 되면 이렇게 저렇게 만져서 되게 하고. 그러고는 "마감 끝났다" 하고 잊었습니다.

문제는 다음 달이었어요. 똑같은 자리에서 똑같이 삐끗했거든요. 지난달에 분명히 고민해서 정한 분류인데, 한 달이 지나면 "이걸 그때 어떻게 처리했더라" 하고 다시 처음부터 헤맸습니다. 고친 기억이 저한테만 남고, 정작 일하는 도구에는 안 남았던 거예요. 그러니 매달 같은 실수를 매달 새로 고치는 셈이었습니다.

솔직히 이게 은근히 지치는 일이었어요. 분명 나아지고 있는 것 같은데, 돌아보면 제자리에서 같은 삽질을 반복하는 느낌이었거든요.

삐끗한 걸 규칙으로 남기기 시작했다

이번 달엔 방식을 바꿨습니다. 문제를 고치고 끝내는 게 아니라, 고친 내용을 규칙으로 남겨두기 시작했어요.

자료가 엉뚱한 자리에 들어갔던 문제는, "새 자료는 항상 최신이 위로 오게 넣는다"는 규칙을 도구 자체에 새겨뒀습니다. 그러면 다음 달엔 제가 위치를 확인하고 옮길 필요가 없어요. 매번 멈추게 하던 애매한 항목도, "이건 이 분류로 보낸다"고 등록해뒀습니다. 한 번 등록해두니 다음부터는 그 항목이 나와도 자동으로 제자리를 찾아가더라고요. 환경이 바뀌어 헤매던 연결 방법도, 다시 헤매지 않도록 순서를 문서에 적어뒀습니다.

핵심은 판단을 내린 그 순간에 그 판단을 어딘가에 박아두는 거였어요. 제 머릿속은 한 달이면 잊지만, 규칙과 문서는 안 잊으니까요.

다음 달의 나는 덜 헤맬 것이다

이렇게 하고 나니 마감이라는 일을 바라보는 눈이 좀 달라졌습니다. 예전엔 마감을 "이번 달치를 쳐내는 일"로만 봤는데, 이제는 "다음 달의 나를 조금 더 편하게 만드는 일"이 하나씩 얹혀요. 같은 실수를 두 번 겪으면, 두 번째엔 그걸 규칙으로 바꿔서 세 번째가 없게 만드는 거죠.

사실 이건 AI를 잘 쓰는 것과도 연결돼 있어요. AI는 어제 제가 무슨 판단을 했는지 기억하지 못합니다. 그러니 기억을 AI에게 시키는 게 아니라, 제가 규칙과 문서로 남겨서 도구가 그걸 따르게 하는 거예요. 그래야 매달 처음부터 다시 설명하지 않아도 되고요.

자동화의 완성은 "한 번에 매끄럽게 되는 것"이 아니라, 틀릴 때마다 그 자리를 조금씩 메워 두는 데 있는 것 같습니다. 이번 달도 여전히 삐끗했지만, 그 삐끗이 다음 달엔 안 나도록 새겨뒀으니 오늘 마감은 남는 게 있었어요.

예전 방식 — 그때그때 고치기	바꾼 방식 — 규칙으로 남기기
잘못 들어간 자료를 손으로 옮김	정렬 방식을 도구에 규칙으로 새김
애매한 항목을 그때 판단으로 분류	분류 기준을 한 번 등록해 자동 처리
바뀐 연결 방법을 매번 다시 더듬음	연결 순서를 문서에 적어 둠
고친 기억이 나에게만 남음	고친 내용이 도구·문서에 남음

한 줄 요약 — AI에 맡겨도 마감은 매번 삐끗하지만, 이번엔 고친 걸 그때그때 흘려보내지 않고 규칙과 문서에 새겨뒀습니다. 기억은 나에게만 남고 도구엔 안 남으면 매달 같은 실수를 반복하니까요. 자동화의 완성은 한 번에 되는 게 아니라, 틀릴 때마다 그 자리를 메워 두는 데 있었어요.