1년에 한두 번 하는 수출,
이번엔 AI랑 같이 해봤습니다
DHL 미국 발송 · CI/PL · Waybill · 착불 처리 실전기
매번 긴장되는 그 느낌
솔직히 말하면 수출 서류 작업은 할 때마다 손이 떨립니다. 저희 회사는 수출이 그렇게 잦은 편이 아닙니다. 많아야 1년에 한두 번 정도. 매일 하는 일이라면 몸이 기억해서 자연스럽게 할 텐데, 워낙 가끔 하는 일이다 보니 할 때마다 처음 하는 것처럼 긴장이 됩니다.
CI는 맞게 쓴 건지, 원산지 표기는 제대로 된 건지, HS Code는 맞는 건지. 혼자 들여다보고 있으면 괜히 더 불안해집니다. 특히 이번엔 신규 제품과 샘플 반송이 한 박스에 함께 들어가는 혼합 화물이라 평소보다 신경 쓸 게 더 많았습니다.
그런데 이번엔 좀 달랐습니다. 심지어 재미있기까지 했거든요.
AI를 옆에 두고 작업하니 달라졌습니다
이번에는 AI를 옆에 두고 작업을 진행했습니다. 막히는 부분이 생기면 바로 물어보고, 확신이 없는 항목은 같이 확인하면서 진행하니 혼자 끙끙대던 것과는 완전히 다른 경험이었습니다.
예를 들면 이런 식입니다. DHL은 항공 특송인데 CI에 "PORT OF LOADING"이라고 써도 되는지 물어봤더니, 항공 발송 시에는 "AIRPORT OF DEPARTURE"로 표기하는 게 정확하다고 바로 알려줬습니다. 혼자였다면 그냥 늘 하던 대로 PORT OF LOADING이라고 썼을 겁니다.
샘플 반송 건의 원산지 처리도 마찬가지입니다. 반송하는 제품이 유럽에서 제조된 제품이었는데, 원산지를 한국으로 써야 하는지 제조국으로 써야 하는지 헷갈렸습니다. 당연히 실제 제조국으로 기재해야 한다는 걸 확인하고 나서야 안심이 됐습니다.
💡 이런 분께 추천
수출이 연 1~2회 정도로 잦지 않아 매번 헷갈리는 분, 서류 준비부터 Waybill 생성까지 전 과정을 실수 없이 진행하고 싶은 분
CI / PL, 이렇게 정리했습니다
기존에 쓰던 양식이 있어서 처음부터 새로 만들지는 않았습니다. 기존 서류를 AI에게 전달하고 내용을 다듬어달라고 부탁하는 방식으로 진행했습니다. 물론 처음부터 정보만 입력하면 CI와 PL을 새로 만들어주기도 합니다.
이번 건에서 CI 작성 시 핵심은 혼합 화물 처리였습니다. 신규 제품과 샘플 반송 건의 처리 방식이 다릅니다.
| 항목 | 신규 제품 | 샘플 반송 |
|---|---|---|
| 단가 | 실제 판매가 기재 | NO COMMERCIAL VALUE |
| 원산지 | 제조국 기재 | 실제 제조국 기재 |
| 합계 | 금액 기재 | - |
Remarks란도 꽤 중요합니다. 샘플 반송 경위를 간단하게라도 적어두면 세관에서 불필요한 문의가 줄어듭니다. 거래처가 사용하던 제품을 참고용으로 보내줬고 이번에 돌려보내는 것이라는 맥락을 영문으로 간결하게 담아두면 통관이 훨씬 수월합니다.
📌 항공 발송 시 출발지 표기
해상 운송은 PORT OF LOADING이지만, DHL 같은 항공 특송은 AIRPORT OF DEPARTURE로 표기하고 인천국제공항을 기재하는 것이 정확합니다. 관성적으로 PORT OF LOADING이라고 쓰는 경우가 많은데 항공 발송 시에는 수정이 필요합니다.
DHL Waybill, 화면 캡처하면서 단계별로
Waybill 작성은 DHL MyDHL+ 사이트에서 진행했습니다. 각 단계마다 화면을 캡처해서 AI에게 보여주면서 진행했는데, 이 방식이 꽤 효율적이었습니다. 막히는 부분을 텍스트로 설명하는 것보다 화면을 그대로 보여주면 훨씬 정확하게 안내를 받을 수 있습니다.
스크린샷 팁 · Windows: Shift + Win + S | Mac: Shift + Ctrl + Cmd + 4
클립보드에 바로 저장되어 채팅창에 바로 붙여넣기 가능합니다. 파일로 저장하지 않아도 되어서 스크린샷이 불필요하게 쌓이지 않습니다.
Waybill 작성 중 놓치기 쉬운 포인트
① 품목 입력은 라인을 나눠서
혼합 화물이라면 품목 라인을 반드시 두 개로 나눠 입력해야 합니다. 샘플 반송 건의 가격란에 0을 입력하면 오류가 발생하는 경우가 있어서 $1로 입력하고 설명란에 No Commercial Value를 명시하는 방식을 씁니다.
② 중량은 G/W 기준으로
실제보다 낮게 입력하면 나중에 추가 요금이 청구될 수 있습니다. 번거롭더라도 실제 총중량으로 입력하는 것이 맞습니다.
③ 세관문서 업로드
FOB 기준 200만원이 넘는 화물은 통관 서류 업로드가 필수입니다. DHL이 자동 생성하는 인보이스 외에 별도로 작성한 CI를 함께 업로드하면 통관 시 유리합니다. 파일명은 반드시 영문으로 저장해야 업로드가 됩니다.
😌 복잡해 보인다고요?
막상 AI랑 같이 하다 보면 이게 어려운 건지 아닌지 판단할 겨를도 없이 그냥 진행이 됩니다. 모르는 게 나오면 바로 물어보고, 답을 받으면 다음 단계로 넘어가는 식이라 어렵다는 느낌 자체가 별로 없었습니다. 혼자였으면 분명 어딘가에서 막혀서 한참을 헤맸을 텐데, 옆에 설명해주는 사람이 있으니 흐름이 계속 이어지는 느낌이랄까요.
착불 처리, 생각보다 까다롭습니다
이번에 거래처 부담으로 착불 발송을 하려고 했는데, 생각보다 변수가 많았습니다.
국내에서 택배 착불 보내는 거야 뭐, 그냥 "착불로 해주세요" 한마디면 끝이잖아요. 그래서 DHL도 비슷하게 생각했는데 완전히 달랐습니다. 해외 특송 착불은 조건이 꽤 까다롭습니다.
일단 상대방의 DHL Account Number가 반드시 있어야 합니다. 주소만 입력한다고 자동으로 착불이 적용되지 않습니다. 여기까지는 미리 알고 있었고, 담당자에게 번호도 받아서 운송장 작성을 거의 다 마쳤습니다. 그런데 결제 단계에서 착불 옵션이 아예 보이지 않는 겁니다.
알고 보니 이유가 두 가지였습니다.
첫 번째 — 발송인도 DHL 계정으로 로그인해야 합니다
계정 없이 접속하면 상대방 Account Number를 입력하는 페이지 자체가 나타나지 않습니다. 운송장을 거의 다 작성하고 나서 결제 단계에서 발견했으니 맥이 빠질 수밖에 없었습니다.
두 번째 — 상대방 계정이 착불 수신을 허용해야 합니다
Account Number를 받았다고 해서 무조건 해결되는 것도 아닙니다. 계정이 사용 중지 상태이거나 발송인 이메일이 해당 계정에 연결되어 있지 않으면 역시 착불 처리가 되지 않습니다. 이번 건도 계정이 사용 중지 상태였고 이메일 연결도 안 되어 있어서 거래처에 조치를 요청해야 했습니다.
국내 착불과는 완전히 다른 개념이라고 보면 됩니다. 착불로 진행할 계획이라면 Account Number 확인에서 끝내지 말고, 계정 활성화 여부와 이메일 연결 여부까지 미리 확인해두는 것이 좋습니다. 운송장 다 작성하고 나서 막히면 그때는 정말 맥이 빠집니다.
✅ 발송 전 최종 체크리스트
- CI 3부 출력 → 투명 파우치에 넣어 박스 외부 부착
- PL 1부 → CI와 함께 파우치에
- Waybill 라벨 → 박스 상단에 부착
📱 프린터가 없다면 QR코드 옵션 선택 → DHL 서비스포인트 방문 또는 픽업 기사에게 QR 제시 시 현장 출력 가능 - Tracking Number → 거래처에 공유
- 통관 완료 확인 (DHL Express 기준 한국→미국 약 2~3 영업일)
1년에 한두 번이라도, 이젠 덜 긴장해도 됩니다
처음에는 복잡해 보이지만 순서대로 따라가면 어렵지 않습니다.
특히 혼합 화물이나 샘플 반송이 포함된 경우 CI의 Remarks란을 적극 활용하는 것이 통관을 원활하게 하는 핵심입니다.
다음번 수출 건이 생긴다면 또 같은 방식으로 진행할 것 같습니다.
아마 그때쯤이면 이 글을 다시 펼쳐보게 되겠지만요.