거래처 제안서, AI로 초안을 잡아본 솔직한 후기
제조업 사업장을 운영하다 보면 거래처에 제안서를 보내야 할 때가 있습니다. 신규 거래처에 납품 가능 품목을 소개해야 할 때도 있고, 기존 거래처에 새로운 가공 품목을 제안해야 할 때도 있어요.
문제는 제안서가 생각만큼 쉽게 써지지 않는다는 점입니다. 무슨 말부터 시작해야 할지, 우리 회사 장점을 어떻게 표현해야 할지 막막해집니다. 5인 미만 사업장에는 제안서를 전문으로 쓰는 담당자가 따로 없으니, 결국 사장님이 직접 써야 하는데 말로는 설명할 수 있어도 문서로 정리하려면 손이 잘 안 갑니다.
저도 처음에는 도움 없이 혼자 써보려고 했습니다. 그런데 시간만 한참 걸리고 결과물도 마음에 들지 않아서, 다 써놓고도 보내야 하나 망설인 적이 있어요. 빈 문서 앞에서 한 줄 쓰고 지우고를 반복하다 보면 반나절이 훌쩍 지나갑니다.
그래서 AI에게 맡겨봤습니다. 그런데 또 다른 문제가 생겼어요. AI가 만들어준 초안이 너무 거창했습니다. "당사는 고객 만족을 최우선 가치로 삼아 혁신적인 솔루션을 제공하며..." 같은 표현이 가득해서, 대기업 IR 자료에서나 볼 법한 결과물이 나와 놀랐던 기억이 있습니다. 작은 제조업체가 이런 말투로 거래처에 메일을 보내면 오히려 어색합니다.
그때 깨달은 점
AI는 만능 작가가 아니라 초안 도우미입니다. 구조를 잡고 살을 붙이는 데 쓰되, 우리 회사 결에 맞게 다듬는 작업은 사장님 몫이에요.
1. 제안서 기본 구조부터 잡기
작은 사업장 제안서, 이 정도면 충분합니다
거래처가 핵심을 빠르게 이해할 수 있으면 됩니다. 보통 이 정도 구성이면 무리가 없어요.
① 회사 소개 — 주요 가공 분야, 납품 경험, 대응 가능 품목
② 제안 목적 — 신규 거래, 기존 거래처 품목 추가
③ 제품·서비스 설명 — 납품 가능 품목과 작업 범위
④ 우리 회사 강점 — 빠른 대응, 소량 생산, 납기 준수 등
⑤ 납기 및 대응 가능 범위
⑥ 문의 안내 문구
AI에게는 이렇게 부탁하면 됩니다.
마지막 한 줄이 중요해요. "대기업스러운 표현 빼달라"고 미리 못 박지 않으면, 또 거창한 문장이 줄줄이 나옵니다.
2. 우리 회사 장점, 작은 사업장답게 쓰기
매일 하는 일도 거래처에는 강점이 됩니다
제안서에서 가장 어려운 부분이 장점 쓰기예요. 매일 하는 일이라 특별해 보이지 않거든요. 그런데 거래처 입장에서는 작은 사업장만의 강점이 분명히 있습니다.
• 급한 일정에 비교적 빠르게 대응 가능
• 소량 주문도 협의 가능
• 사장님이 직접 현장을 확인하니 의사결정이 빠름
• 거래처 요청 사항을 유연하게 반영
• 오래된 현장 경험으로 작업 흐름을 잘 이해함
• 품질 문제 발생 시 빠르게 확인하고 대응
이 내용을 AI에게 던지면서 "과장하지 말고 신뢰감 있게 다듬어줘"라고 덧붙이면 훨씬 자연스럽게 정리됩니다.
다만 AI가 만든 문장을 그대로 쓰기보다, 실제 우리 회사가 할 수 있는 것만 골라서 쓰는 게 중요해요. 못 하는 일을 장점처럼 적으면 나중에 거래처 신뢰에 문제가 생깁니다.
AI 결과물, 이렇게 비교해보세요
| 거창한 AI 문장 | 담백한 작은 사업장 문장 |
|---|---|
| 당사는 고객 만족을 최우선 가치로 삼아 혁신적인 솔루션을 제공합니다. | 거래처 요청 사항을 꼼꼼하게 확인하고 작업합니다. |
| 최첨단 설비와 노하우를 바탕으로 최고 품질을 약속드립니다. | 오랜 현장 경험을 바탕으로 품질을 챙기고 있습니다. |
| 유연하고 신속한 대응 체계를 구축하여 운영 중입니다. | 급한 일정도 사장이 직접 확인해 빠르게 대응합니다. |
3. 바로 써먹는 프롬프트
아래 문장을 그대로 복사해서 쓰세요
- 회사 소개: [입력]
- 제품: [입력]
- 납품 가능 품목: [입력]
- 우리 회사 장점: [입력]
작은 제조업체가 거래처에 보내는 담백하고 신뢰감 있는 말투로 써줘. 대기업스러운 표현은 빼줘.
기존 거래처에 추가 품목을 제안할 때는 이렇게 바꿔 쓰면 됩니다.
마무리: 처음부터 완벽할 필요 없습니다
제안서를 처음부터 완벽하게 쓰려고 하면 부담스럽고, 그렇다고 AI에 통째로 맡기면 우리 회사 결과 동떨어진 글이 나옵니다. 둘 사이 균형을 잡는 게 핵심이에요.
AI에게 구조를 맡기고, 장점을 정리하고, 초안을 받은 뒤, 사장님이 실제 거래처 상황에 맞게 단가, 납기, 제품 정보, 품질 조건을 직접 확인해 다듬으면 됩니다. 회사명과 거래처명, 단가 정보는 반드시 사장님이 직접 확인해야 해요. AI는 문장과 구조를 도와주는 도구이지, 실제 거래 조건을 판단해주는 도구는 아닙니다.
작은 사업장 제안서는 대기업처럼 거창할 필요가 없습니다. 우리 회사가 무엇을 할 수 있고, 거래처에 어떤 도움이 될 수 있는지 분명하게 전달하면 충분합니다.
오늘 한 가지만 해보세요
사장님 회사 장점 한 가지를 골라서 AI에게 이렇게 물어보세요.
우리 회사 장점을 거래처 제안서에 들어갈 문장으로 정리해줘. 대기업스러운 표현은 빼고 담백하게 써줘.
그 한 문장이 막막한 빈 문서를 채우는 시작이 됩니다.